KSeF w Twoim salonie? Z nami to proste.
Zapewniamy pełną stabilność rozliczeń i ciągłość dostaw soczewek w nowym systemie KSeF. Dostosowaliśmy nasze procesy fakturowania tak, aby każda transakcja z SZAJNA odbywała się bez zakłóceń i zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi.
Nowa rzeczywistość – co zmieni się w Twoim salonie?
Oficjalny obieg dokumentów
Faktura za soczewki czy oprawy od SZAJNA nabiera mocy prawnej w chwili nadania jej numeru KSeF. Od tego dnia system rządowy
staje się jedynym oficjalnym miejscem doręczenia dokumentu.
Koniec z duplikatami i zagubionymi fakturami
Wszystkie faktury ustrukturyzowane są przechowywane w repozytorium KSeF przez 10 lat. Oznacza to brak konieczności archiwizacji papierowej i natychmiastowy dostęp do dokumentów z każdego miejsca.
Brak możliwości anulowania faktur
W systemie KSeF nie istnieje pojęcie "anulowania" dokumentu. Każdy błąd będzie wymagał wystawienia faktury korygującej,
która również przechodzi przez system ministerialny. SZAJNA dba o to, by dane wejściowe były zawsze poprawne.
1 kwietnia 2026
1 lutego 2026
Obowiązek obejmuje wszystkich pozostałych przedsiębiorców – w tym mniejsze salony optyczne
(płatników VAT i zwolnionych).
Zapewniamy pełną poprawność dokumentacji i wsparcie w przejściu na e-faktury, aby Twój salon mógł odbierać faktury bez zakłóceń.
KSeF staje się obowiązkowy dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł.
Lipiec 2024 – Luty 2026
Harmonogram wdrażania KSeF
Pojęcia, które warto znać
Nowy, jednolity format faktury,
który "rozumieją" systemy księgowe.
Plik XML (e-faktura)
Unikalny kod (ok. 35 znaków), który jest dowodem, że faktura została poprawnie wystawiona.
Numer KSeF
Czytelny plik PDF, który nadal
będziemy Ci udostępniać
dla wygody codziennej pracy.
Specyfikacje
System KSeF pozwala na natychmiastowe pobieranie faktur przez Twoje biuro rachunkowe,
co znacznie przyspiesza księgowanie.
Automatyzacja
E-Archiwum
Dokumenty są automatycznie przechowywane w chmurze KSeF przez 10 lat. Oszczędzasz miejsce
i rezygnujesz z papierowych segregatorów.
Standard XML
Każda e-faktura od SZAJNA posiada jednolity schemat danych
i unikalny numer ID. To gwarancja pełnej czytelności dokumentu.
KSeF w relacjach B2B: Kluczowe informacje
Krajowy System e-faktur to nowa platforma wymiany dokumentów,
która zastępuje tradycyjne pliki PDF i papier jednolitym formatem cyfrowym XML.
Jako Twój dostawca, SZAJNA dostosowuje procesy tak, aby obieg faktur był w pełni zautomatyzowany.
Faktura jest gotowa do pobrania przez Ciebie lub Twoje biuro rachunkowe bezpośrednio z platformy centralnej.
System KSeF sprawdza poprawność dokumentu
i nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny.
Po zrealizowaniu zamówienia, SZAJNA generuje fakturę w formacie XML i przesyła ją do systemu KSeF.
Odbiór i księgowanie
Walidacja rządowa
Realizacja zamówienia
Jak będzie wyglądał obieg faktury KSeF w 3 krokach?
3
2
1
Systemy sprzedażowe SZAJNA zostały w pełni zintegrowane z Krajowym Systemem e-faktur. Dla naszych partnerów oznacza to:
-
Automatyzację: Faktury za soczewki i oprawy trafiają do obiegu cyfrowego natychmiast po wystawieniu.
-
Ciągłość dostaw: Brak ryzyka przestojów administracyjnych w procesie realizacji zamówień.
-
Uniwersalność: Obsługujemy pełną ścieżkę dokumentacji dla czynnych podatników VAT oraz podmiotów zwolnionych.
Skupiamy się na utrzymaniu najwyższych standardów produkcji soczewek, zapewniając przy tym bezproblemowy przepływ danych rozliczeniowych.
Gwarancja zgodności dokumentacjI
✅
✅
✅
✅
❌
❌
❌
❌
Eko-standard: Całkowita rezygnacja z papieru i mniejszy ślad węglowy Twojej firmy.
100% poprawności: Format XML wyklucza błędy – dane są zawsze zgodne z oryginałem.
Centralne archiwum: Dokument jest bezpieczny
w chmurze KSeF przez 10 lat.
Błyskawiczny dostęp: Faktura od SZAJNA trafia
do systemu w sekundę po wystawieniu.
Koszty ekologiczne: Druk, segregatory i fizyczna przestrzeń na archiwum.
Błędy w danych: Ryzyko pomyłek przy ręcznym księgowaniu kwot czy numerów NIP.
Ryzyko zgubienia: Faktury mogą zaginąć w skrzynce SPAM lub zostać przeoczone w biurze.
Czasochłonność: Ręczne pobieranie PDF-ów z maili lub przepisywanie faktur papierowych.
❌ Tradycyjny obieg dokumentów
✅ Cyfrowa automatyzacja KSeF
Co zyskujesz dzięki zmianie systemu?
Najczęściej zadawane pytania
6. Czy faktury za badania wzroku lub usługi serwisowe też przechodzą przez KSeF?
Tak, każda faktura wystawiona w relacji B2B musi przejść przez system KSeF. Dotyczy to zarówno towarów (soczewki, oprawy), jak i usług. SZAJNA zapewnia wsparcie w prawidłowym dokumentowaniu wszystkich rodzajów transakcji.
5. Co się stanie, jeśli na fakturze za soczewki pojawi się błąd?
W systemie KSeF nie ma możliwości anulowania faktury. W przypadku błędu (np. w mocy soczewki lub danych nabywcy), wystawimy fakturę korygującą, która również zostanie przesłana przez system KSeF. Cały proces będzie po naszej stronie w pełni zautomatyzowany.
4. Czy po wprowadzeniu KSeF nadal będę otrzymywać faktury mailem?
System KSeF staje się jedynym oficjalnym miejscem doręczenia faktury. Dla Twojej wygody nadal będziemy udostępniać specyfikację wysyłki w formacie PDF, dzięki czemu łatwo sprawdzisz ilości i parametry produktów.
3. Czy dane w KSeF są bezpieczne?
Tak. Faktury są przechowywane w bezpiecznej chmurze rządowej przez 10 lat. Gwarantuje to ich autentyczność, brak możliwości zgubienia dokumentu oraz pełną zgodność z przepisami o ochronie danych.
2. Jak SZAJNA wspiera salony w tej zmianie?
Jako Twój partner biznesowy integrujemy nasze systemy bezpośrednio z KSeF. Oznacza to, że faktury za zamówione soczewki i oprawy trafią do systemu automatycznie, minimalizując formalności.
1. Co to jest KSeF i kiedy staje się obowiązkowy?
KSeF to rządowa platforma do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych (XML). Dla większości salonów optycznych obowiązek ten wchodzi w życie 1 kwietnia 2026 roku (płatnicy VAT i zwolnieni).
© SZAJNA Laboratorium Optyczne, 1991 - 2025. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Soczewki okularowe to wyrób medyczny.
Używaj ich zgodnie z instrukcją użytkowania lub etykietą.